La facturación electrónica es una pieza clave en la digitalización de la gestión empresarial. Además de reducir tareas manuales, puede facilitar el seguimiento de las operaciones, mejorar la calidad de los datos y ofrecer mayor visibilidad sobre el estado de las facturas.
En España, el Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, y la Orden HAC/1028/2026 puso en marcha el cómputo de los plazos. Su implantación requiere revisar tanto los sistemas tecnológicos como los procedimientos administrativos.
La factura electrónica B2B será obligatoria en España 12 meses después del 6 de octubre de 2026 para las empresas que facturan más de 8 millones de euros (octubre de 2027) y 24 meses después para el resto (octubre de 2028). Exige facturas estructuradas, no PDF, y comunicar su estado y pago en un máximo de cuatro días naturales. La Agencia Tributaria ofrece una solución pública gratuita.
Datos clave
¿Qué cambia con la facturación electrónica?
La regulación desarrolla un sistema para intercambiar facturas electrónicas estructuradas entre empresas y profesionales, mediante plataformas privadas y una solución pública.
El objetivo es facilitar la interoperabilidad entre sistemas y mejorar la trazabilidad de las facturas, incluidos determinados estados relacionados con su gestión y pago.
Una factura electrónica estructurada no es simplemente un documento PDF enviado por correo. Debe ajustarse a los requisitos técnicos y de información previstos en la normativa aplicable.
Plazos aplicables
Los plazos no corren desde la publicación del Real Decreto, sino desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, el 6 de octubre de 2026. Desde esa fecha, la obligación se aplica a los 12 meses (octubre de 2027) para quienes superaron los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior y a los 24 meses (octubre de 2028) para el resto de empresarios y profesionales.
Comunicación de estados y pagos
La novedad con más impacto operativo es la obligación de informar del estado de la factura y de su pago efectivo en un máximo de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales. Esto afecta a tesorería y a contabilidad, no solo a quien emite las facturas.
No confundir con Verifactu
Verifactu y la factura electrónica B2B son obligaciones distintas. Verifactu exige que los programas de facturación garanticen la integridad y trazabilidad de los registros y, en su modalidad voluntaria, los remitan a la Agencia Tributaria. Sus fechas vigentes son el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, aunque Hacienda ha comunicado que prevé aplazarlas.
La factura electrónica B2B, en cambio, regula cómo se intercambian las facturas entre empresas y cómo se comunica su estado. Un mismo programa de facturación debería poder cumplir ambas, por lo que conviene preguntar al proveedor por las dos hojas de ruta.
Revisar el software de facturación
El primer paso consiste en comprobar si el programa actual permite trabajar con los formatos y mecanismos de intercambio exigidos.
La empresa debería solicitar información a su proveedor tecnológico sobre las funcionalidades disponibles, las actualizaciones previstas y las posibles necesidades de integración.
Es recomendable realizar estas comprobaciones antes de que la adaptación se convierta en una urgencia operativa.
Analizar los procesos internos
La digitalización de la factura afecta a varias áreas: administración, contabilidad, compras, ventas y tesorería.
Conviene revisar cómo se emiten, reciben, registran, corrigen y archivan las facturas. También es importante determinar quién debe actuar cuando una factura presenta errores o necesita una gestión adicional.
Un proceso bien definido evita duplicidades y reduce el trabajo manual.
Preparar la interoperabilidad con clientes y proveedores
Los sistemas deben poder intercambiar información de forma fiable. Por ello, la empresa debería identificar qué plataformas utilizan sus principales socios comerciales y qué requisitos técnicos deberá cumplir.
La coordinación anticipada puede reducir incidencias durante la transición y facilitar la continuidad de las operaciones.
Mejorar el control de los cobros y pagos
La facturación electrónica puede aportar mayor visibilidad sobre el recorrido de una factura y ayudar a detectar retrasos o incidencias.
Para aprovechar esta oportunidad, es recomendable definir indicadores como el tiempo medio de cobro, las facturas pendientes, los errores de emisión y el volumen de documentos que requieren intervención manual.
Planificar la transición
Un plan de adaptación debería incluir una revisión técnica, la identificación de responsables, las pruebas de funcionamiento, la formación de los usuarios y la comprobación de los requisitos legales.
También es importante confirmar las fechas de aplicación que correspondan a la empresa y revisar las disposiciones de desarrollo que puedan afectar a su caso.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y enviar un PDF?
Una factura electrónica estructurada es un archivo con datos legibles por máquina (por ejemplo, en formato UBL) que se intercambia por plataformas privadas o por la solución pública. Un PDF por correo es solo una imagen del documento y no cumple por sí solo el nuevo sistema. Las empresas de más de 8 millones deben acompañar durante 12 meses la factura estructurada con un PDF legible.
¿Quién queda exceptuado de la factura electrónica B2B?
Las operaciones documentadas con facturas simplificadas (salvo las cualificadas), las excluidas por orden ministerial y determinadas actividades reguladas, como las del mercado eléctrico y de gas. Cada caso debe comprobarse en el Real Decreto 238/2026.
¿Tengo que comunicar si me han pagado una factura?
Sí. El sistema obliga a informar del estado de la factura y de su pago efectivo, en un máximo de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales. Las personas físicas con volumen de hasta 8 millones tienen un periodo adicional de 12 meses para esta comunicación.
¿Es lo mismo que Verifactu?
No. Verifactu regula los programas de facturación y el envío o conservación de registros ante la Agencia Tributaria, con fechas en 2027. La factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas entre empresas y su estado de pago, con fechas en 2027 y 2028. Hay que cumplir ambas.
Conclusión
La facturación electrónica debe entenderse como una mejora de los procesos empresariales, no solo como un cambio de formato documental. Una preparación ordenada permite reducir errores, mejorar la trazabilidad y aprovechar mejor los datos financieros.
En AYROGEN ayudamos a las empresas a revisar sus procesos y a planificar su evolución digital con un enfoque orientado a la eficiencia.
¿Está preparado tu sistema de facturación para el siguiente paso digital?
Nota: los plazos y requisitos concretos deben confirmarse con el texto vigente de la normativa y las disposiciones de desarrollo aplicables.
